Sisekaitseakadeemia karjäärikeskuse värbamisega seotud isikuandmete töötlemine

Isikuandmete vastutav töötleja:

Sisekaitseakadeemia

Üldtelefon: +372 6126800 Andmekaitsespetsialist: Gaili Parts

e-post: andmekaitsespetsialist@sisekaitse.ee

Isikuandmete kaasvastutavad töötlejad:

Siseministeerium

Üldtelefon: +372 6125008

Andmekaitsespetsialist: Kertu Nurmsalu e-post: andmekaitse@siseministeerium.ee

Päästeamet

Üldtelefon: +372 6282000

Andmekaitsespetsialist: Kristi Vink e-post: andmekaitse@rescue.ee

Häirekeskus

Üldtelefon: +372 6287400

Andmekaitsespetsialist: Aili Kuppart e-post: andmekaitse@112.ee

Politsei- ja Piirivalveamet

Andmekaitsespetsialistid: Mari Käärik e-post: Mari.Kaarik@politsei.ee ja Jenny Jakobson e-post: Jenny.Jakobson@politsei.ee

Isikuandmete volitatud töötleja:

Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus (SMIT)

Üldtelefon: +372 6126200

Andmekaitsespetsialist: e-post: andmekaitse@smit.ee

Allolevalt on toodud kokkuvõtlik ülevaade isikuandmete kaitseks kohaldatavatest põhimõtetest ja töötlemise viisidest Sisekaitseakadeemias (edaspidi akadeemia). Akadeemia töötleb isikuandmeid lähtudes Euroopa Parlamendi ja Nõukogu isikuandmete kaitse üldmäärusest ja teistest asjakohastest õigusaktidest ja juhenditest. Nii elektrooniliste kui ka paberdokumentide töötlemist (sealhulgas säilitamistähtaegu) ja juurdepääsuõigusi reguleerivad akadeemias peamiselt järgmised õigusaktid:

1. Sisekaitseakadeemia isikuandmete töötlemise kord;

2. Sisekaitseakadeemia teabehalduse kord;

3. Sisekaitseakadeemia dokumentide loetelu.

Akadeemia jätab endale õiguse muuta akadeemiasiseseid isikuandmete töötlemise tingimusi tehes muudatused kättesaadavaks veebilehel www.sisekaitse.ee. Tingimuste muutmine võib osutuda vajalikuks eelkõige seetõttu, et hoida need ajakohased ja kõigi isikuandmete kaitse nõuetega vastavuses.

Akadeemia põhimääruse kohaselt viib akadeemia struktuuriüksuseks olev Siseturvalisuse karjäärikeskus läbi värbamist Siseministeeriumi, Sisekaitseakadeemia, ja Häirekeskuse avalike töö- ja ametikohtade (edaspidi teenistuskoht) täitmiseks.

SMIT ja KAPO avalikud töökuulutused kuvatakse küll kajäärikeskuse veebiplatvormil, kuid värbamise viib läbi vastav asutus ise ning isikuandmete vastutavaks töötlejaks on värbav asutus.

Siseturvalisuse karjäärikeskus töötleb isikuandmeid ainult siis, kui selleks on õiguslik alus ja nii kaua, kui see on vajalik töötlemise eesmärgi või õigusakti nõuete täitmiseks. Kandideerimine vabale teenistuskohale on isiku valik ning isikuandmete töötlemine toimub nõusoleku alusel. Tausta- ja tervisekontrolliks vajalike isikuandmete töötlemine toimub seaduse alusel.

Siseturvalisuse karjäärikeskus hoiab oma kasutuses olevaid isikuandmeid volitamata ja mittesihipärase kasutamise eest. Isikuandmete kaitstuse ja õiguspärase töötlemise tagamiseks rakendab akadeemia organisatsioonilisi ja tehnilisi meetmeid.

Siseministeeriumi valitsemisalas olevasse asutusse tööle kandideerides koguneb kandidaadi kohta isikuandmeid, mida töötlevad värbamisprotsessis osalevad Siseturvalisuse karjäärikeskuse töötajad ning värvata sooviva asutuse töötajad s.h värbamisotsuste tegemiseks moodustatud komisjoni liikmed.

Värbamise käigus töötleb akadeemia kandidaatide isikuandmeid vastutava töötlejana. Värbav asutus töötleb isikuandmeid kaasvastutava töötlejana.

Värbamisse kaasatud kolmandad osapooled (s.h värbamisega tegelev ettevõte, isiksuse testi läbi viiv ettevõte) töötlevad isikuandmeid volitatud töötlejana.

Kandidaatide isikuandmed on juurdepääsupiiranguga info, millele värbamisega mitte seotud isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud alustel.

Koostöös töötajat või ametnikku (edaspidi teenistuja) värbava asutusega on Siseturvalisuse karjäärikeskuse ülesanne muuhulgas:

· korraldada konkursse;

· teha kandidaatide eelvalik;

· edastada kandideerija andmed valiku tegemiseks teenistujat värbavale asutusele;

· vajaduse korral korraldada vestlusi ning testide läbiviimist;

Siseturvalisuse karjäärikeskus ei tee kandideerijate kohta otsuseid, mis põhinevad automatiseeritud töötlusel.

Siseturvalisuse karjäärikeskus töötleb kandideerija isikuandmeid mitmes infosüsteemis. Peamiselt töödeldakse andmeid dokumendihalduse infosüsteemis DELTA, Talendipangas, Office 365 ja MS Teamsis.

Värbamise käigus töödeldakse peamiselt kandidaatide järgmisi isikuandmeid:

• tuvastamiseks vajalikud andmed, eelkõige ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg;
• ühenduse võtmiseks vajalikud andmed, eelkõige e-posti aadress, telefoninumber;
• kandideerimistingimuste täitmiseks ja teenistusse sobimise kindlaks tegemiseks vajalikud andmed olenevalt kandideerimistingimustest, eelkõige:

1. motivatsioonikirjas ja/või elulookirjelduses esitatud andmed,
2. testide, näidisloengute  ja proovitööde tulemused,
3. soovitajate antud iseloomustused,
4. hariduse, täiendkoolituse ja töökogemuse ning teadus- ja arendustegevuse andmed,
5. tausta- ja tervisekontrolli tulemused,
6. kandidaadi omal soovil esitatud andmed.

Siseturvalisuse karjäärikeskus lähtub tööle kandideerijate isikuandmete töötlemisel järgmistest põhimõtetest:

• kui isik on esitanud kandideerimiseks nõutud andmed, eeldame, et ta on nõus oma isikuandmete töötlemisega tööle- või teenistusse võtmise eesmärgil;
• isiku sobivuse hindamisel võetakse arvesse kandidaadi enda avaldatud teavet, kandidaadi nimetatud soovitajate avaldatud teavet, läbiviidud sobivuse hindamise tulemusi ja/või avalikest allikatest saadud infot;
• eeldatakse, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatega võib suhelda, soovitajatele on kandidaat andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks ning soovitajad on nõustunud, et nende poole pöördutakse teabe saamiseks;
• karjäärikeskus ja värbav asutus ei avalikustata volitamata kolmandatele isikutele teavet kandidaadi osalemise kohta konkursil ega ka kandideerimisel ja teenistusse võtmisel töödeldud isikuandmete kohta;
• äraütleva vastuse saanud kandidaadi andmeid ja dokumente hoitakse alles õigustatud huvi alusel võimalike õigusvaidluste lahendamise eesmärgil üks aasta alates äraütlevast otsusest;
• nõusoleku alusel hoitakse äraütleva vastuse saanud kandidaadi andmeid (v.a soovitajate andmed) ühe aasta, et sobivusel teha talle ettepanek osaleda mõnel järgmisel väljakuulutatud konkursil;

Kandideerijate eelvaliku tegemiseks võidakse kasutada psühhomeetrilisi või muid teste (näiteks vaimse võimekuse testi, isiksuse testi, kirjalikud kaasuseid, näidisloenguid). Testi tegemise kohta sätestatakse info kandideerimistingimustes.

Olenevalt teenistuskohast peab kandideerija läbima tausta- ja tervisekontrolli. Tausta- ja  tervisekontrolli tulemuste töötlemise õiguslikuks aluseks on seaduses sätestatud juriidilise kohustuse täitmine.

Taustakontrolli raames töödeldakse isikuandmeid:

• politsei ja piirivalve seaduse §42, § 7⁵⁹,
• vangistusseaduse §114¹,
• päästeteenistuse seaduse §7, § 7¹ § 7² kohaselt.

Tervisekontrolli tegemisel töödeldakse isikuandmeid lähtuvalt:

• politsei ja piirivalve seaduse §71,
• vangistusseaduse §146 ja
• päästeteenistuse seaduse §7 lõikest 4.

Taustakontrolli teeb Politsei- ja Piirivalveamet, Justiitsministeeriumi vanglate osakond või vangla.

Tervisekontrolli teeb värbava asutusega sõlmitud lepingu kohaselt töötervishoiuarst.

Olenevalt isikuandmete töötlemise õiguslikust alusest on andmesubjektil õigus:

• tutvuda enda kohta kogutud isikuandmetega. Andmesubjekti taotlused, mille eesmärk ei ole olla töötlemisest teadlik ja kontrollida selle seaduslikkust, võib akadeemia vastutava töötlejana tagasi lükata;
• nõuda enda kohta kogutud ebaõigete isikuandmete parandamist või mittetäielike isikuandmete täiendamist;
• nõuda, et kustutataks põhjendamatu viivituseta tema isikuandmed, mille töötlemiseks ei ole enam õiguslikku alust või mida ei ole enam vaja eesmärgil, mille pärast ta on andmed kogunud või neid muul viisil töödelnud;
• võtta igal ajal oma nõusolek tagasi kui isikuandmete töötlemine põhineb nõusolekul. See ei mõjuta enne nõusoleku tagasivõtmist toimunud andmetöötluse seaduslikkust;
• nõuda isikuandmete töötlemise piiramist, juhul kui:

1. andmesubjekt on vaidlustanud isikuandmete õigsuse. Siseturvalisuse karjäärikeskus piirab töötlemise ajaks, mis võimaldab tal kontrollida isikuandmete õigsust;
2. isikuandmete töötlemine on ebaseaduslik, kuid andmesubjekt ei taotle isikuandmete kustutamist;
3. akadeemia ei vaja isikuandmeid enam töötlemise eesmärgil, kuid andmesubjekt vajab neid õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks;
4. andmesubjekt on isikuandmete töötlemise kohta esitanud vastuväite. Akadeemia piirab töötlemise seniks, kuni kontrollitakse, kas akadeemia õiguspärased põhjused kaaluvad üles andmesubjekti põhjused.

• saada oma isikuandmed, mille ta on akadeemiale esitanud ja edastada need teisele vastutavale töötlejale. Andmete ülekandmise õigus kehtib ainult nende isikuandmete kohta, mille isik on ise akadeemiale edastanud ning mida akadeemia töötleb nõusoleku või lepingu alusel;
• esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemise kohta, kui andmete töötlemise alus on õigustatud huvi või kui töötlemine on vajalik avalike ülesannete täitmiseks või avaliku huvi pärast.

Kõigi küsimustega, mis on seotud isikuandmete töötlemise ja andmesubjekti eelnimetatud õiguste kasutamisega, on andmesubjektil võimalik pöörduda akadeemia andmekaitsespetsialisti poole e-posti aadressil  andmekaitsespetsialist@sisekaitse.ee või värbava asutuse andmekaitsespetsialisti poole, kelle kontaktid on leitavad vastava asutuse andmekaitsetingimustest.

Karjäärikeskus võib andmesubjekti päringu saamise korral paluda, et andmesubjekt täpsustaks, millise teabe või milliste isikuandmete töötlemise toimingutega on päring seotud. Päringule vastab akadeemia 30 päeva jooksul alates selle saamisest. Kui selgub, et päringule vastamiseks on vaja rohkem aega, võib akadeemia vastamise tähtaega mõistliku aja võrra pikendada. Töödeldavate isikuandmete koopia väljastatakse andmesubjektile tasuta.

Kui andmesubjekt on seisukohal, et viis, kuidas akadeemia töötleb tema isikuandmeid, on vastuolus isikuandmete töötlemist reguleerivate õigusaktidega, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni (e-post info@aki.ee, tel 627 4135) poole.

Siseministeerium

Sisekaitseakadeemia

Päästeamet

Häirekeskus

Politsei- ja Piirivalveamet